A reprogramação por IA reajusta um grupo de consultas quando a agenda sofre alterações. Basta indicar ao Intake.Dental quem está ausente e por quanto tempo — um profissional, algumas colunas ou todo o consultório, por exemplo, num dia de neve. O sistema identifica todas as consultas que agora se sobrepõem, apresenta-lhe a lista e, assim que aprovar, trata de cada paciente individualmente: liga-lhes, pede desculpa, sugere horários disponíveis com a mesma duração e permite que marquem novamente, cancelem ou peçam que o consultório lhes ligue de volta. Todos recebem também um e-mail com a marca do consultório a confirmar o que aconteceu. Qualquer situação que não consiga resolver é devolvida à sua equipa, em vez de se avançar com suposições.
A mesma ferramenta em três níveis de detalhe diferentes. Escolhe o que preferir, e ela apenas considera os compromissos que realmente se sobrepõem.
Acrescente o tempo de folga deles — um dia, uma semana, o resto da tarde. Todos os compromissos na coluna deles durante esse período são identificados e transferidos, sem que a agenda de mais ninguém seja afetada.
Um assistente está de folga, pelo que duas cadeiras não podem funcionar. Selecione apenas essas colunas para esse dia e deixe o resto do treino a decorrer normalmente.
Um dia de neve, um corte de energia, um funeral. Escolha a data e todo o calendário fica abrangido — todos os prestadores de serviços, todas as cadeiras — de uma só vez, em vez de passar uma manhã a fazer telefonemas.
A questão não é que o software decida transferir os seus doentes. É que o senhor decide uma vez e, depois, não passa a tarde ao telefone.
«Olá, daqui é a Riverside Dental. Lamento imenso — o Dr. Patel vai estar ausente por motivo de doença amanhã, por isso temos de remarcar a sua limpeza marcada para as duas horas. Tenho disponibilidade na quinta-feira às dez e meia ou na sexta-feira às nove, ambas com o Dr. Patel. Qual das opções lhe convém melhor?»
Uma conversa, não uma mensagem de voz. O doente pode remarcar, cancelar ou pedir que lhe liguem de volta, e a nova hora é registada na sua agenda durante a chamada. Recebe um e-mail de confirmação em qualquer dos casos.
As perguntas que todo o dentista faz antes de incluir qualquer coisa na sua agenda.
A procura de vagas e o registo no software do seu consultório são processados pelo mesmo motor que as chamadas em tempo real da rececionista de IA, pelo que tem em conta as ausências, os horários bloqueados, a hora de almoço, as regras das colunas e as particularidades do seu próprio software. Não se trata de uma atualização em massa que ignore esses aspetos.
Pode ver a lista completa das consultas afetadas e indicar o motivo a comunicar ao doente antes de efetuar qualquer chamada. Nenhuma verificação é iniciada automaticamente.
As vagas são atribuídas com a mesma duração da consulta e mantidas com o mesmo dentista. A consulta de higiene pode ser atribuída a qualquer higienista, a menos que o doente solicite o seu próprio higienista. Se não houver uma boa opção, a situação é assinalada à sua equipa, em vez de ser forçada a um horário inadequado.
Não. É o utilizador que escolhe quem está de folga e o âmbito, revê todas as consultas que o sistema identificou e redige a mensagem que os doentes recebem. Nada é enviado até que o utilizador o aprove.
Sim. Escolha a data e defina o âmbito para o dia inteiro, e todas as colunas de cada prestador serão incluídas numa única execução. É precisamente para este tipo de situação — dias de neve — que foi concebido.
Por predefinição, é atribuída a próxima vaga disponível com o mesmo profissional de saúde, para que se mantenha a continuidade dos cuidados. Também é possível optar pela consulta mais cedo disponível em toda a clínica, quando for mais importante que as pessoas sejam atendidas o mais rapidamente possível.
Uma chamada, da mesma rececionista de IA que atende os seus telefones — ela pede desculpa, apresenta alternativas específicas e remarca a consulta durante a conversa. Todos recebem também um e-mail com a marca do consultório a confirmar o resultado. Se preferir não ligar, está disponível uma opção que recorre apenas a SMS e e-mail.
As mensagens de voz, a falta de resposta e as chamadas interrompidas são todas registadas como pendentes, em vez de serem consideradas concluídas. Esses doentes são indicados à sua equipa como casos que requerem ação, tendo-lhes sido entretanto enviados por e-mail o número do consultório e o horário de atendimento. Nada é cancelado e nada é transferido para um horário inadequado apenas para esvaziar a lista.
Normalmente, é quem estiver na receção, durante as próximas duas horas, enquanto o telefone não para de tocar. O Intake.Dental trata disso por si: basta escolher o profissional ou o dia, aprovar o motivo, e a rececionista de IA liga a todos os doentes afetados, pede desculpa, oferece-lhes uma alternativa viável e marca-lhes uma nova consulta na hora.
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