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O Open Dental continua a ser o seu sistema de gestão do consultório e o seu registo clínico. As mensagens de texto são recebidas na nossa caixa de entrada. Para a troca de mensagens bidirecional, criamos entradas no «Comm Log» para as mensagens descritas nesta página, através da API do Open Dental. Por outro lado, quando um paciente confirma um lembrete por mensagem de texto, definimos o estado da consulta como «Confirmada» e adicionamos uma nota de confirmação. A página de lembretes de consultas aborda esse assunto. Não mantemos um registo médico separado e não é necessário migrar nada. Se já utiliza o serviço de mensagens de texto integrado do Open Dental, pode mantê-lo ativo enquanto compara os dois sistemas.
Atribuímos-lhe uma chave de cliente. No Open Dental, ative a API (Configuração > Configuração Avançada > API), cole a chave através da opção «Adicionar Chave» e confirme se o eConnector está a funcionar no seu servidor. O eConnector é o que disponibiliza a API do Open Dental, e as nossas outras funcionalidades do Open Dental utilizam a mesma ligação. Não é necessário instalar nada nas estações de trabalho, nem precisamos de credenciais de base de dados, de uma VPN ou de reencaminhamento de portas.
Os profissionais enviam mensagens de texto e e-mails a partir do separador «Mensagens», e as respostas dos doentes são apresentadas no mesmo fio de conversa. As mensagens digitadas pelos profissionais são enviadas exatamente como foram escritas. Os lembretes automáticos podem ser enviados no idioma preferido do doente. O envio de mensagens de texto funciona da mesma forma em qualquer sistema de gestão de consultório. Apenas a sincronização do «Registo de Comunicações» (Comm Log) na etapa seguinte é específica do Open Dental.
Suponhamos que um membro da equipa envie uma nova mensagem de texto ou e-mail a partir do formulário de envio do separador «Mensagens» ou do Patient 360 para um doente associado a um registo do Open Dental. Criamos um registo de comunicação com o «Modo» definido como «Texto» ou «E-mail», marcado como «Enviado». Quando o doente responde por mensagem de texto, criamos um registo de comunicação de «Texto recebido». As respostas que os funcionários digitam num fio de conversa existente na caixa de entrada ainda não são copiadas para o Registo de Comunicações. Uma entrada de SMS mostra a mensagem, o nome do funcionário que a enviou e apenas os últimos quatro dígitos do número de telefone do paciente. Uma entrada de e-mail mostra o endereço de e-mail do destinatário, a linha de assunto e uma cópia em texto simples do corpo da mensagem. Utiliza o tipo de registo de comunicações «Diversos» do seu consultório, pelo que aparece no «Registo de Comunicações» do módulo «Conta» juntamente com as suas outras entradas e nas notas de progresso do Prontuário, caso a sua «Visualização do Prontuário» esteja definida para mostrar as comunicações.
Nunca copiamos os lembretes automáticos de consultas para o Registo de Comunicações, porque centenas de mensagens de texto de lembrete iriam sobrepor-se às conversas reais. Uma chamada recebida da rececionista de IA é registada como um breve registo de comunicação telefónica com o resumo e o resultado. A transcrição completa e a gravação permanecem no nosso painel de controlo. As chamadas de saída da IA não são registadas no Registo de Comunicações. Se preferir manter as mensagens totalmente fora do Open Dental, o botão de desativação ao nível do consultório interrompe todo o espelhamento, mas as mensagens de texto continuam a funcionar.
Se o Open Dental já estiver ligado para outra funcionalidade, a sincronização de registos está ativada por predefinição e não é necessário efetuar qualquer configuração. Se ainda não estiver ligado, a configuração demora três passos e cerca de cinco minutos. Primeiro, obtenha a chave no nosso painel de controlo. Em segundo lugar, no Open Dental, verifique no Gestor de Serviços se o eConnector está a funcionar; em seguida, ative a API e adicione a chave. Em terceiro lugar, clique em «Ligar» e iremos testar a chave no seu Open Dental. As mensagens são registadas com o tipo de registo de comunicações «Misc» do seu consultório, pelo que não é necessário criar uma nova definição. Há três limitações que deve ter em conta. Em primeiro lugar, uma mensagem só é espelhada quando o doente está associado a um registo do Open Dental, porque o Open Dental arquiva a mensagem num registo do doente. Uma mensagem de texto enviada para um número que não conseguimos associar a um registo permanece apenas na caixa de entrada. Quando os membros da família partilham um número de telefone, a resposta é registada no prontuário que associamos a esse número, o que pode não corresponder ao membro da família a quem a mensagem original foi enviada. Em segundo lugar, apenas as novas mensagens enviadas pela equipa a partir do formulário de envio do separador «Mensagens» ou do «Patient 360» são copiadas. As respostas digitadas numa conversa já existente na caixa de entrada ainda não são copiadas. Em terceiro lugar, enviamos a cópia uma única vez, quando a mensagem é enviada ou a resposta é recebida. Se o seu eConnector estiver offline nesse momento, essa mensagem nunca chega ao Registo de Comunicações, embora a conversa continue na caixa de entrada.
Algumas sim, no caso de doentes associados a um processo no Open Dental. Uma nova mensagem de texto enviada por um membro da equipa a partir do formulário de envio do separador «Mensagens» ou do Patient 360 torna-se uma entrada no Registo de Comunicações com o Modo «Texto», marcada como «Enviada». Cada resposta por mensagem de texto do paciente torna-se uma entrada «Recebida». As respostas que a equipa digita numa conversa existente na caixa de entrada ainda não são copiadas. Os novos e-mails enviados pelo pessoal da mesma forma são registados como «E-mail». As entradas utilizam o tipo de registo de comunicações «Diversos» do seu consultório, pelo que aparecem no «Registo de Comunicações» do módulo «Conta», ao lado das notas que a sua equipa já escreve, e nas notas de progresso do Prontuário, caso a sua «Visualização do Prontuário» esteja configurada para mostrar as comunicações.
A funcionalidade de mensagens de texto integrada está incorporada no Open Dental, e as mensagens enviadas através dela já fazem parte do registo clínico. Isso é suficiente para muitos consultórios e, se estiver a funcionar para si, não há motivo para mudar apenas por causa das mensagens de texto. Os consultórios optam pelo nosso serviço quando pretendem ter mensagens de texto, e-mail, avaliações e lembretes num único local, além dos resumos de chamadas da recepcionista de IA, caso tenham a Recepcionista de IA. A nossa caixa de entrada funciona num navegador da Web, pelo que os funcionários podem utilizá-la a partir de qualquer computador, e as novas mensagens dos funcionários e as respostas dos doentes por SMS continuam a ser registadas no Registo de Comunicações. Se estiver a comparar-nos com uma ferramenta de terceiros, como o Weave, pergunte se as conversas dessa ferramenta acabam por ser registadas no Registo de Comunicações do Open Dental e de que forma.
Não, e isso é de propósito. As mensagens de lembrete são enviadas a todos os doentes com marcação, e registar cada uma delas faria com que as conversas reais desaparecessem do ecrã. As novas mensagens que a equipa envia a partir do formulário de envio do separador «Mensagens» ou do Patient 360 são replicadas, tal como todas as mensagens de texto que um doente envia, incluindo respostas a lembretes, como «C» para confirmar. Os próprios lembretes não são replicados. Quando um paciente confirma um lembrete por SMS, registamos essa confirmação no estado «Confirmado» da consulta no Open Dental. A página de lembretes de consultas explica como isso funciona.
Assinamos um Acordo de Confidencialidade (BAA) para cada plano. As Informações de Saúde Protegidas (PHI) são encriptadas ao nível dos campos quando em repouso e mantidas separadas para cada clínica. O registo de comunicações que enviamos para o Open Dental mostra apenas os últimos quatro dígitos do número de telefone do paciente. Pode desativar a chave API a partir do Open Dental a qualquer momento. Tal como acontece com qualquer ferramenta de mensagens de texto, o seu consultório continua a decidir o que os funcionários devem ou não incluir numa mensagem.
Sim. Cada consultório tem o seu próprio botão para desativar a sincronização de fichas clínicas. Quando esta função está desativada, as mensagens de texto e os e-mails continuam a funcionar na caixa de entrada exatamente como antes, e nada é registado no registo de comunicações do Open Dental. Contacte o apoio técnico e nós desativaremos essa função por si.
De momento, não. Os novos e-mails enviados pela equipa através do formulário de envio ou do Patient 360 são registados como registos de comunicação por e-mail, mas as respostas recebidas só são registadas no caso das mensagens de texto. A resposta por e-mail de um doente permanece no fio de conversação da caixa de entrada e não é copiada para o registo de comunicação.
Sim. As mensagens SMS bidirecionais e os e-mails funcionam da mesma forma em todos os sistemas de gestão de consultórios que suportamos. Apenas a replicação do registo de comunicações (Comm Log) aqui descrita é específica do Open Dental. De momento, não gravamos registos de comunicações noutros sistemas.
A mensagem continua a ser enviada e a conversa permanece na caixa de entrada. Tentamos a cópia do Comm Log uma única vez, quando a mensagem é enviada ou recebida. Se não conseguirmos estabelecer ligação com o eConnector nesse momento, essa mensagem não é gravada no Open Dental e não voltamos a tentar mais tarde. O painel de controlo mostra quando o eConnector respondeu pela última vez, para que possa ver quando a ligação esteve interrompida.
As mensagens bidirecionais fazem parte do plano Reviews & Messaging, por $199 mensais. Consultórios que usam Open Dental recebem espelhamento de prontuário no Comm Log sem custo adicional. Os resumos de chamadas do recepcionista de IA exigem o plano AI Receptionist ($499/mês) ou Practice Autopilot ($999/mês), que já o inclui. O plano AI Receptionist não inclui mensagens de texto, então um consultório que deseja tanto mensagens quanto resumos de chamadas precisa do Reviews & Messaging também, ou do Practice Autopilot. Todo plano é mês a mês, começa com 14 dias de teste grátis e vem com um BAA.
Se a sua equipa enviar mensagens de texto aos doentes e pretender que essas conversas fiquem registadas no prontuário do Open Dental, e não apenas noutro aplicativo, esta funcionalidade cobre a maior parte dessas necessidades. As novas mensagens de texto e e-mails que a equipa envia a partir do formulário de envio ou do Patient 360 são registadas no Registo de Comunicações como entradas de «Texto» ou «E-mail», tal como as respostas dos doentes por mensagem de texto. Com a Recepcionista de IA, os resumos das chamadas recebidas são registados como entradas de «Telefone». Deixamos de fora os lembretes de forma intencional, e cada consultório pode desativar a sincronização. Existem limites. As mensagens são sincronizadas apenas para pacientes associados a um registo. As respostas digitadas numa conversa existente na caixa de entrada ainda não são copiadas. As respostas por e-mail dos doentes não são registadas. E uma mensagem enviada enquanto o eConnector estiver inativo não é copiada posteriormente. Se a funcionalidade de mensagens de texto integrada do Open Dental já satisfaz as suas necessidades, é uma escolha razoável. Esta opção destina-se a consultórios que pretendem ter mensagens, chamadas e avaliações num único local e que ainda assim desejam manter um registo no processo clínico.
«Open Dental» é uma marca registada da Open Dental Software, Inc. O «Intake.Dental» é um produto independente e não está afiliado, nem é apoiado ou patrocinado pela Open Dental Software, Inc. «Weave» é uma marca registada do seu respetivo proprietário.
A sua equipa envia mensagens de texto e e-mails aos doentes a partir de uma única caixa de entrada. Se um doente estiver associado ao seu registo no Open Dental, copiamos dois tipos de mensagens para o Registo de Comunicação desse doente: uma nova mensagem de texto ou e-mail que um membro da equipa envie a partir do separador «Mensagens» ou do «Patient 360», e todas as respostas por mensagem de texto que o doente enviar. Cada uma é guardada como uma entrada de SMS ou e-mail marcada como «Enviada» ou «Recebida». As respostas digitadas numa conversa já existente na caixa de entrada ainda não são copiadas. As entradas aparecem no Registo de Comunicações do módulo «Conta», tal como qualquer outra entrada, e também nas notas de progresso do prontuário, se a sua «Visualização do Prontuário» estiver configurada para mostrar as comunicações. Os resumos das chamadas recebidas pela rececionista de IA são registados como entradas de «Telefone». Deixamos de fora os lembretes automáticos de forma intencional, para que o prontuário se mantenha legível, e cada consultório pode desativar esta funcionalidade de espelhamento.
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