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O Open Dental continua a ser o seu sistema de gestão do consultório e a sua agenda. Trata-se de um complemento que lê as suas consultas e envia as confirmações através da API documentada do Open Dental. Não se trata de um substituto, nem de uma migração.
Estabelece a ligação através de uma chave API que emitimos e que deve colar no Open Dental. A API é disponibilizada a partir do seu próprio servidor pelo eConnector, o mesmo serviço que executa os eServices do Open Dental. As consultas novas e alteradas são transmitidas a cada 15 minutos, e os lembretes são criados a partir dessa agenda sincronizada. Não é necessário instalar nada nas suas estações de trabalho.
Cada doente recebe uma mensagem de texto na véspera da consulta, além de um e-mail, caso ative o canal de e-mail. A mensagem de texto é enviada às 9h, hora local do seu consultório. Pode ativar o lembrete nas definições. Os lembretes por SMS são enviados no idioma registado do paciente ou no idioma predefinido do seu consultório, caso não haja nenhum idioma registado. Os lembretes por e-mail só são traduzidos se ativar a tradução de mensagens enviadas; caso contrário, são enviados em inglês. O envio de um lembrete não gera qualquer registo no Open Dental, pelo que o prontuário não fica repleto de mensagens automáticas.
Uma resposta por SMS, o link de confirmação no e-mail, uma confirmação na nossa chamada automática de confirmação ou um membro da equipa que clique em «Confirmar» no nosso calendário têm todos o mesmo efeito. Atualizam a marcação no Open Dental para que o campo «Confirmado» mostre o estado de confirmação próprio do seu consultório, que obtemos a partir das suas definições de «Marcação Confirmada» (Configuração > Definições > Marcação Confirmada). Também registam uma nota com a hora em que isso ocorreu. No módulo «Consultas», a visita aparece como confirmada, tal como se alguém na receção a tivesse marcado.
O texto diz: «Responda C para confirmar ou R para remarcar.» Um doente que responda R é convidado a ligar para o consultório, e o e-mail tem um botão «Remarcar» que abre um e-mail para o seu consultório. Não alteramos a marcação no Open Dental em caso de pedido de remarcação, pelo que a sua equipa mantém o controlo da agenda.
A configuração leva cerca de cinco minutos e não requer migração. Nós emitimos uma chave de API do Open Dental. No Open Dental você confirma que o eConnector está em execução, habilita a API e adiciona a chave. Depois você clica em Conectar. Sua primeira sincronização puxa a agenda. Na primeira vez que um paciente confirma, nós buscamos seu status de confirmação nas definições de Appt Confirmed e salvamos, ou você pode nos dizer qual usar. Você ativa o lembrete do dia anterior, decide se adiciona e-mail ao texto e define seu idioma padrão. O servidor que executa o eConnector precisa ficar ligado para que a agenda continue sincronizando. Os lembretes fazem parte do Reviews & Messaging por $199/mês, mês a mês, com 14 dias de teste grátis e um BAA em todos os planos.
Sim. Quando um doente responde «C» à mensagem de texto, clica na ligação de confirmação no e-mail ou confirma na nossa chamada automática de confirmação, atualizamos essa consulta no Open Dental. O campo «Confirmado» recebe o estado de confirmação do seu consultório e uma nota fica com a data e hora. Um membro da equipa que clique em «Confirmar» na nossa agenda faz o mesmo. A receção vê essa informação no módulo «Consultas» sem ter de fazer nada.
À sua disposição. O Open Dental permite que cada consultório defina os seus próprios estados em Configuração > Definições > Consulta Confirmada. Analisamos essa lista e selecionamos a sua entrada confirmada, guardando-a para gravações posteriores. Se preferir utilizar um estado específico, como, por exemplo, um estado separado «Confirmado por SMS», podemos configurá-lo. Se nada na sua lista corresponder, gravamos apenas a nota e deixamos o campo «Confirmado» em branco.
A mensagem de texto do dia anterior é enviada às 9h, hora local do seu consultório. Se adicionar o e-mail, este é enviado todas as manhãs. Os lembretes são criados a partir da sua agenda do Open Dental, que se sincroniza a cada 15 minutos. Está a ser desenvolvido um lembrete para o mesmo dia, mas ainda não está disponível.
Neste momento, a nota de confirmação substitui o conteúdo do campo de notas da consulta. Não é adicionada no final. Se a sua equipa mantiver outras informações nesse campo, tais como lembretes pré-médicos ou «trazer radiografias», a confirmação irá sobrescrevê-las. Até alterarmos isso, guarde esse tipo de nota noutro local no Open Dental, como o prontuário do doente ou o Registo de Comunicações.
Esta é uma lacuna real e é importante que saiba disso. Muitos consultórios cancelam no Open Dental eliminando a consulta, e uma consulta eliminada desaparece simplesmente. Sincronizamos consultas novas e alteradas, mas ainda não detetamos eliminações. Assim, um doente cuja consulta tenha sido eliminada no Open Dental pode ainda receber um lembrete sobre a mesma e, caso confirme, a confirmação não terá qualquer consulta à qual se referir. Se cancelares as consultas em vez de as eliminares, os lembretes cessam. As consultas que transferires para a «Lista de Consultas Não Agendadas» do Open Dental podem ainda receber um lembrete; por isso, cancela a consulta se quiseres que os lembretes cessem.
Sim. O nosso calendário lê o estado «Confirmado» de cada consulta no Open Dental, utilizando a lista de «Consultas Confirmadas» do seu consultório. Um estado que signifique «confirmado» ou «chegado» (por exemplo, «Confirmado», «Chegado» ou «Na sala de tratamento») é apresentado como «confirmado». Os estados «Não confirmado», «Deixou mensagem», «Enviado por SMS», «Enviado por e-mail» e os estados «eConfirm enviado», «Rechamada» e «Falha» do Open Dental são apresentados como «não confirmado».
Não a partir do próprio lembrete. O texto sugere «Responda C para confirmar ou R para remarcar», e ao doente que responder R é-lhe pedido que ligue para o consultório. O e-mail tem um botão «Remarcar» que abre um e-mail para o seu consultório. A remarcação por telefone pode ser tratada pela rececionista de IA, que é um produto distinto.
Sim, no que diz respeito aos lembretes por SMS. Cada mensagem é traduzida para o idioma registado para o doente ou para o idioma predefinido do seu consultório. Os lembretes por e-mail também podem ser traduzidos se ativar a tradução de mensagens enviadas nas definições; caso contrário, são enviados em inglês. Não é gravada qualquer informação relacionada com o idioma no Open Dental.
Apenas para as mensagens que você quer que a gente envie. Se os dois estiverem rodando, os pacientes recebem dois lembretes para a mesma consulta, e o eConfirmations do Open Dental também pode definir o status Confirmed por conta própria. Sugerimos desativar os eReminders e eConfirmations sobrepostos assim que os nossos estiverem ativos, para que os pacientes recebam uma mensagem por consulta e apenas um sistema defina o status Confirmed. Os lembretes estão incluídos no Reviews & Messaging por $199/mês, mês a mês, com 14 dias de teste grátis.
Se a sua equipa ainda passa as manhãs a ligar aos doentes para confirmar, esta funcionalidade envia uma mensagem de texto aos doentes do Open Dental no dia anterior, com um e-mail opcional. Quando os doentes confirmam, o campo «Confirmado» da consulta altera-se para o seu próprio estado no Open Dental, e as confirmações que a sua equipa define no Open Dental também aparecem na nossa agenda. Aos pacientes que respondem «R» é pedido que lhes liguem, e nada muda no Open Dental até que a sua equipa o faça. Há dois aspetos a ter em conta. Atualmente, a nossa nota de confirmação substitui a nota da consulta, em vez de se adicionar a ela. Além disso, uma consulta eliminada no Open Dental após a sincronização pode ainda receber um lembrete.
A Open Dental é uma marca registada da Open Dental Software, Inc. O Intake.Dental é um produto independente e não está afiliado, nem é apoiado ou patrocinado pela Open Dental Software, Inc.
Você continua a utilizar o Open Dental. Enviamos uma mensagem de texto a cada paciente no dia anterior à sua consulta e pode também adicionar um lembrete por e-mail, utilizando as consultas que sincronizamos a partir da sua agenda do Open Dental. Quando um paciente responde «C», clica na ligação de confirmação no e-mail ou confirma na nossa chamada automática de confirmação (uma configuração opcional que liga aos pacientes que ainda não confirmaram por mensagem), definimos o campo «Confirmado» dessa consulta de acordo com o estado de confirmação do seu consultório e adicionamos uma nota. A sua equipa vê isso no módulo «Consultas» e não precisa de voltar a introduzir nada. Funciona também no sentido inverso: a nossa agenda lê o estado «Confirmado» do Open Dental, pelo que as confirmações que a sua receção definir lá aparecem do nosso lado. Aos pacientes que precisem de remarcar a consulta é pedido que lhes liguem, e nada muda no Open Dental até que a vossa equipa o faça. Existem dois limites, que abordamos abaixo. Um diz respeito às consultas eliminadas no Open Dental após terem sido sincronizadas. O outro diz respeito ao campo de notas da consulta.
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