O Open Dental continua a ser o seu sistema de gestão do consultório e a sua agenda. O AI Rescheduling lê e grava através da API documentada do Open Dental, utilizando uma chave que pode desativar no Open Dental a qualquer momento. Cada nova marcação e cada alteração no original aparecem no seu módulo de Marcações tal como qualquer outra alteração. Não está a mudar de sistema nem a migrar nada, e não há um segundo calendário para conciliar.
Escolha o dia e, em seguida, selecione todo o consultório ou os profissionais que estão ausentes. Apresentamos a lista das consultas afetadas a partir da agenda do Open Dental, que sincronizamos a cada 15 minutos. No Open Dental, os profissionais são agrupados de acordo com o dentista responsável por cada consulta, pelo que as consultas de higiene aparecem sob o nome do respetivo dentista. Se apenas um higienista ou apenas o médico estiver ausente, desmarque as consultas que podem manter-se. Desmarque quaisquer outras que prefira tratar pessoalmente, tais como casos cirúrgicos demorados, indique o motivo que será comunicado aos doentes e aprove. Nada é confirmado até que o faça.
A nossa cópia da sua agenda sincroniza-se a cada 15 minutos, e as consultas eliminadas no Open Dental não desaparecem automaticamente dessa cópia. Antes de cada chamada, a IA verifica a consulta em tempo real no Open Dental. Se tiver sido eliminada, o doente não é contactado. Esta verificação não deteta consultas que a sua equipa tenha remarcado para um novo horário ou cancelado após a sua aprovação da lista; por isso, desmarque todas as que já tiver tratado antes de começar.
A IA explica por que razão a consulta tem de ser remarcada e apresenta horários disponíveis na sua agenda. O doente pode marcar uma nova hora, cancelar a consulta ou solicitar que o consultório lhe ligue de volta. Os pedidos de retorno de chamada são encaminhados para a sua equipa.
É criada uma nova consulta para o mesmo doente. Mantém o mesmo dentista responsável, sala de tratamento, duração (Padrão) e tipo de consulta. No Open Dental, uma consulta de higiene é agendada pelo dentista responsável. O higienista (ProvHyg) e o indicador de higiene ainda não são copiados; por isso, reatribua o higienista a qualquer limpeza transferida no módulo «Consultas». Verificamos se o prestador está disponível antes de marcar a consulta, mas não verificamos a disponibilidade da sala de tratamento; por isso, quando fizer uma verificação aleatória, certifique-se de que a nova consulta não partilha a mesma cadeira. Em seguida, a marcação original recebe uma nota e é definida como «Cancelada». A nova marcação é sempre criada em primeiro lugar. Se a marcação da original como «Cancelada» falhar, o paciente mantém a nova marcação e a original permanece como «Agendada» no Open Dental até que alguém a cancele. Essa falha é registada no nosso registo de erros, mas ainda não aparece no seu resumo de verificação, razão pela qual lhe pedimos que verifique aleatoriamente as primeiras execuções no módulo «Consultas». Uma falha nunca deixa o paciente sem consulta.
O serviço de remarcação por IA utiliza a Recepcionista IA (incluída no plano Recepcionista IA, 499,99 $/mês), pelo que deve, em primeiro lugar, configurar a recepcionista com o número de telefone do seu consultório. As chamadas serão então efetuadas a partir desse número. Se o Open Dental já estiver ligado, não é necessário instalar mais nada: utiliza a mesma chave API e o eConnector no seu servidor. Caso contrário, emitimos a chave e, no Open Dental, deve aceder a «Configuração» > «Configuração Avançada» > «API», marcar «Ativado», clicar em «Adicionar Chave» e colá-la. O eConnector tem de permanecer em execução. As chamadas foram verificadas, mas ainda não realizámos uma reprogramação completa de ponta a ponta num consultório Open Dental em produção. Por isso, nas suas primeiras uma ou duas execuções, abra o módulo «Appointments» (Consultas) a seguir e verifique aleatoriamente algumas alterações: se a nova consulta aparece na coluna da direita e não partilha uma cadeira, se o higienista está definido para qualquer limpeza e se a consulta original está marcada como «Cancelada» com a respetiva nota, em vez de continuar a aparecer como «Agendada».
Abra a funcionalidade «Reagendamento», selecione o dia e o profissional que está ausente, reveja a lista (desmarque os que quiser manter, por exemplo, se estiverem ausentes apenas à tarde), indique o motivo e aprove. Durante vários dias, execute uma reescalonagem por dia. A IA liga então a cada doente e reescalona a consulta durante a chamada. Apenas as consultas que permaneceram marcadas na sua lista são objeto de contacto.
Sim. Escolha a data e aplique-a a todo o consultório. Uma execução processa até 80 consultas. Num dia mais movimentado, divida-o em execuções por profissional. Cada uma é verificada em tempo real no Open Dental antes da chamada, e tudo o que for eliminado é ignorado. Assim que aprovar, a lista fica fixa. A IA apenas ignora as consultas que foram eliminadas no Open Dental, por isso, desmarque tudo o que a sua equipa já tiver movido ou cancelado antes de aprovar.
Não é arrastando-o. A API do Open Dental poderia alterar a hora da consulta, mas marcamos deliberadamente a consulta original como «Cancelada» e marcamos uma nova consulta, para que a alteração apareça na agenda e no seu relatório de consultas canceladas. A nova consulta mantém o dentista responsável, a sala de atendimento, a duração e o tipo de consulta originais. O higienista ainda não foi copiado, pelo que deverá reatribuí-lo nas limpezas transferidas. Verá ambas as consultas no módulo «Consultas».
Não. O campo «Original» está definido como «Cancelado» e indicamos ao Open Dental para não o enviar para a «Lista de Consultas Não Agendadas», porque o doente já tem uma nova consulta marcada. Quando um doente cancela por telefone sem marcar uma nova consulta, também não é adicionado à «Lista de Consultas Não Agendadas»; por isso, verifique os resultados das chamadas para identificar os doentes que ainda precisam de uma hora marcada.
A nova consulta é sempre criada em primeiro lugar, pelo que o doente nunca fica sem nenhuma consulta marcada. Se a marcação do compromisso original como «Cancelado» falhar, o paciente mantém a nova marcação e o compromisso original permanece como «Agendado» no Open Dental até que alguém o cancele. Essa falha é registada no nosso registo de erros, mas ainda não aparece no seu resumo de verificação, razão pela qual lhe pedimos que verifique aleatoriamente as primeiras execuções no módulo «Compromissos».
Ainda não por tipo. Na lista de revisão, antes de aprovar, desmarque qualquer consulta que queira que a sua equipa trate, e a IA não ligará a esses doentes.
Não. O sistema faz as chamadas de rotina para que a sua equipa não passe a manhã ao telefone. A sua equipa continua a aprovar cada atendimento, a tratar das marcações que não tenham sido confirmadas e de quaisquer pedidos de retorno de chamada, e tem a palavra final sobre a agenda. Para os seus primeiros atendimentos, recomendamos que alguém verifique aleatoriamente alguns deles no Open Dental.
Não é cobrada qualquer taxa, uma vez que foi o consultório que iniciou estas alterações, e não o doente. Não receberá um aviso de cancelamento para cada alteração. Os pedidos de retorno de chamada e os doentes que ainda não conseguimos contactar após duas tentativas são assinalados à sua equipa à medida que ocorrem. Quando todas as chamadas estiverem concluídas, o que inclui uma nova tentativa cerca de duas horas mais tarde, um e-mail de resumo indica quem teve a consulta remarcada, quem cancelou, quem solicitou um retorno de chamada e quem não foi possível contactar.
Assinamos um Acordo de Confidencialidade (BAA) para cada plano, as Informações de Saúde Protegidas (PHI) são encriptadas ao nível do campo quando em repouso e o acesso é limitado ao seu consultório. A chave da API do Open Dental permanece sob o seu controlo e pode desativá-la a partir do próprio Open Dental.
Quando um profissional está ausente ou o consultório encerra, o sistema de remarcação por IA apresenta a lista das consultas afetadas no Open Dental para a sua revisão, verifica cada uma delas em tempo real no Open Dental antes de ligar e contacta o doente para remarcar a consulta. A remarcação é registada como uma nova consulta, e a original fica marcada como «Cancelada» com uma nota. É o utilizador que decide quem deve ser contactado, desmarcando as consultas na lista de revisão. A nova consulta mantém o dentista responsável e a cadeira, mas ainda não o higienista. Se a etapa de cancelamento falhar, a consulta do paciente permanece agendada; verifique o módulo «Consultas» após as primeiras execuções para identificar qualquer consulta original que ainda esteja «Agendada». As chamadas foram verificadas, mas verifique você mesmo as primeiras execuções no Open Dental antes de confiar totalmente no sistema.
A Open Dental é uma marca registada da Open Dental Software, Inc. O Intake.Dental é um produto independente e não está afiliado, nem é apoiado ou patrocinado pela Open Dental Software, Inc.
Um profissional avisa que está doente ou o consultório tem de fechar, e é necessário remarcar um dia inteiro de consultas no Open Dental. Escolhe o dia e os profissionais ausentes, analisa a lista de consultas afetadas, desmarca as que pretende que a sua equipa trate e aprova. A IA verifica então cada consulta em tempo real no Open Dental, liga ao doente e remarca a consulta enquanto este está ao telefone. O Open Dental poderia simplesmente deslocar a consulta para o novo horário, mas, nesse caso, a consulta original deixaria de indicar que o horário foi cancelado, e o número de consultas canceladas nunca a contabilizaria. Por isso, marcamos uma nova consulta e assinalamos a original como «Cancelada» com uma nota. Isto não substitui a sua receção. Apenas trata da dúzia de chamadas que ninguém tem tempo para fazer nessa manhã.
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