O Open Dental continua a ser o seu sistema de gestão do consultório e o seu livro-razão oficial. Esta ligação é feita através da API documentada do Open Dental. Ao responder a perguntas, o sistema lê dados do Open Dental, mas não grava nada de volta; não substitui o menu «Relatórios» do Open Dental e não é necessário migrar nada.
Emitimos uma chave API para o seu consultório e deve colá-la no Open Dental em Configuração > Configuração Avançada > API. A ligação é feita através da API do Open Dental e do seu eConnector, pelo que não é necessário qualquer início de sessão na base de dados, VPN ou reencaminhamento de portas. Se estiver a utilizar o Open Dental Cloud, contacte-nos antes de começar; ainda não verificámos essa configuração com um consultório na Cloud. Depois disso, as consultas, os procedimentos e os doentes são sincronizados aproximadamente a cada 15 minutos, e os dados do livro-razão e das contas a receber são obtidos de acordo com um calendário definido. A primeira sincronização remonta a cerca de dois anos.
Pergunte da mesma forma que perguntaria ao seu gestor administrativo: «Qual foi a produção no mês passado?», «Qual é a nossa taxa de cobrança neste trimestre?», «Quantos tratamentos não agendados temos pendentes?» O assistente determina a que valor se refere e qual o intervalo de datas, e depois efetua o cálculo com base nos seus dados do Open Dental. A produção corresponde aos valores cobrados pelos procedimentos concluídos no seu livro-razão sincronizado do Open Dental, deduzidos os ajustamentos. Se não tiverem sido sincronizados valores para esse intervalo, o sistema recorre às taxas das consultas e exclui as consultas canceladas e aquelas em que o paciente não compareceu. As cobranças são os pagamentos, incluindo os pagamentos de seguros, deduzidos dos reembolsos. A taxa de cobrança líquida é o resultado da divisão das cobranças pela produção líquida, e a taxa bruta é apresentada ao lado. As respostas relativas à produção, às cobranças e à taxa de cobrança são comparadas com o período anterior.
Esta é a parte que mais me interessa, enquanto dentista que analisa os meus próprios dados. A função do modelo de IA é determinar o que o utilizador está a pedir. O valor em si é calculado por código normal, e ao modelo é entregue o resultado final com a sua definição e intervalo de datas, sendo-lhe indicado que o deve apresentar exatamente como está, sem o recalcular. Qualquer mês pode apresentar um valor superior a 100% se tiver cobrado contas a receber antigas mais rapidamente do que as produziu. Quando a produção calculada a partir das consultas e os valores registados no seu livro-razão apresentam uma discrepância superior a alguns pontos percentuais, a resposta inclui uma nota a indicar esse facto, para que possa identificar qual o efeito em causa. Se os dados relativos ao intervalo estiverem incompletos, essa advertência é apresentada juntamente com o número e a resposta tem de o indicar.
Para os consultórios que utilizam o Open Dental, o relatório de fim de dia é enviado por e-mail cerca de 30 minutos após a sua hora de encerramento, com base no seu fuso horário e no horário que definiu para cada dia da semana. A produção acumulada do mês, as cobranças e a taxa de cobrança utilizam o mesmo cálculo que o assistente, pelo que esses valores correspondem ao que obteria se perguntasse. Os tratamentos realizados no próprio dia que ainda não tenham chegado ao livro-razão sincronizado até ao fecho podem não constar desse primeiro e-mail. Quando isso acontece, essa secção é marcada como «pendente», em vez de ser reportada como zero. Os tratamentos realizados no próprio dia aparecem então nos seus valores acumulados do mês no relatório seguinte e no assistente, assim que os procedimentos forem sincronizados. Os pagamentos lançados após o envio do e-mail não são reenviados; aparecem no relatório seguinte e no assistente.
A configuração demora alguns minutos e não envolve qualquer migração. Nós emitimos a chave API e, no Open Dental, deve confirmar se o eConnector está a funcionar (em eServices > eConnector Service é apresentado o seu estado), ativar a API e adicionar a chave. Clique em «Ligar» e testamos a ligação. O seu servidor tem de permanecer ligado durante a noite para que as recolhas programadas possam ser executadas. Assim que a primeira sincronização terminar, pode começar a fazer perguntas e, assim que o horário de atendimento durante a semana estiver definido em «Configurações», o e-mail de fim de dia começa a ser enviado no dia seguinte em que o consultório estiver aberto. Pode desativar a chave a partir do Open Dental a qualquer momento. Não é instalado nada nas suas estações de trabalho.
Sim, e essa é a principal razão pela qual isto existe. Em vez de escolher um relatório, definir o intervalo de datas e os prestadores de serviços e consultar os totais, basta escrever a pergunta. A produção, as cobranças e a taxa de cobrança são apresentadas como um único valor para o intervalo de datas em questão, com uma comparação com o período anterior. Os tratamentos não agendados são apresentados como um valor total em dólares para os últimos 12 meses. Se pretender uma discriminação linha a linha, os relatórios próprios do Open Dental continuam a ser a melhor ferramenta para esse efeito.
A secção «Produção e Rendimentos» no menu «Relatórios» do Open Dental é precisa e detalhada, e deve continuar a utilizá-la para o fecho do mês e para o seu contabilista. A diferença reside no esforço e no formato. Aqui, pode perguntar «qual foi a produção no mês passado e como se compara com o mês anterior?» e obter a resposta numa única linha, sem ter de selecionar opções nem exportar nada. Nenhuma das duas opções substitui a outra.
A taxa líquida de cobrança é calculada dividindo as cobranças pela produção líquida e multiplicando o resultado por 100. A produção líquida corresponde à produção bruta menos os ajustamentos. As cobranças consistem nos pagamentos dos doentes e das seguradoras, deduzidos os reembolsos. A taxa bruta é apresentada juntamente com a líquida. Qualquer mês pode apresentar um valor superior a 100% se as contas a receber antigas tiverem sido cobradas mais rapidamente do que a produção. Se a produção calculada a partir das consultas e os encargos por procedimento registados no seu livro-razão diferirem em mais do que alguns pontos percentuais, a resposta inclui uma nota a indicar esse facto.
Sim. Este recurso soma os procedimentos diagnosticados e com plano de tratamento definido, mas sem marcação agendada, nos últimos 12 meses. Esse total é atualizado durante a noite a partir dos procedimentos do Open Dental, pelo que reflete os planos de tratamento e as marcações de ontem. Não consulta as listas de consultas «Não agendadas» ou «O mais rapidamente possível» do Open Dental, nem adiciona esses doentes a uma lista de chamadas. Apresenta-lhe o valor total em dólares para que saiba quanto está pendente.
A função do modelo de IA é determinar qual a métrica e o intervalo de datas a que se refere. O valor em si é então calculado por código normal a partir dos seus dados do Open Dental, e o modelo recebe o resultado final com a sua definição e intervalo de datas, sendo-lhe indicado que deve apresentá-lo tal como está, sem o recalcular. Se os dados para esse intervalo estiverem incompletos, essa ressalva é apresentada juntamente com o número e a resposta tem de indicar isso mesmo.
Sim. Os consultórios ligados ao Open Dental recebem um e-mail de fim de dia cerca de 30 minutos após a sua hora de encerramento, com base no horário definido para cada dia da semana nas «Definições». Os tratamentos realizados no mesmo dia que não tenham sido sincronizados até ao encerramento podem não constar no primeiro e-mail. Quando isso acontece, a secção de tratamentos do próprio dia é marcada como «pendente», em vez de ser apresentada como zero. Assim que os procedimentos forem sincronizados, aparecem nos valores acumulados do mês do relatório seguinte e no assistente. Os pagamentos lançados após o envio do e-mail não são reenviados; aparecem no relatório seguinte e no assistente.
As consultas e os procedimentos são sincronizados a partir do Open Dental aproximadamente a cada 15 minutos. Os dados do livro-razão e das contas a receber são extraídos de acordo com um horário definido ao longo do dia e durante a noite. O total de tratamentos não agendados é recalculado durante a noite, de modo a refletir os planos de tratamento e as marcações do dia anterior. Os pagamentos com cartão e por SMS efetuados através do IntakeOs pagamentos efetuados através do Dental são lançados no seu livro-razão do Open Dental, pelo que são contabilizados nas cobranças assim que o livro-razão for sincronizado. Esta informação é suficientemente atualizada para responder à pergunta «como correu a semana passada?», mas não é em tempo real ao segundo. Se acabou de lançar um pagamento, aguarde um pouco antes de perguntar sobre o dia de hoje.
Responder às suas perguntas e elaborar o relatório de fim de dia não implica qualquer registo no Open Dental. Não são lançados pagamentos nem ajustamentos, nem são alterados compromissos ou planos de tratamento. O assistente também pode sugerir a ativação de uma automatização ou redigir uma mensagem para que a envie. Essas ações só ocorrem após a sua confirmação, e funcionalidades como o envio de SMS ou a marcação online ficam registadas no Open Dental, por exemplo, como entradas no Registo de Comunicações ou novas consultas. O Open Dental continua a ser o sistema de registo oficial.
Não. O Intake.Dental é um produto independente. A Open Dental Software não o recomenda nem certifica. Este produto estabelece ligação através da API publicada pela Open Dental, utilizando uma chave que o utilizador adiciona e que pode desativar a qualquer momento. Assinamos um Acordo de Confidencialidade (BAA), encriptamos as Informações de Saúde Protegidas (PHI) ao nível do campo quando estão em repouso e mantemos todas as consultas restritas ao âmbito do seu consultório.
Se utiliza o Open Dental e quer saber as receitas do mês passado ou a quantidade de tratamentos ainda por agendar, pode perguntar e obter o valor numa frase, sem ter de criar um relatório. O valor é calculado através de código comum a partir das suas consultas no Open Dental, do livro-razão e dos procedimentos planeados no plano de tratamento, e o modelo de IA é programado para o apresentar exatamente tal como foi calculado. Recebe também um e-mail no final do dia, após o encerramento. Os tratamentos do mesmo dia lançados tardiamente podem não constar nesse relatório; essa secção é assinalada como «pendente» em vez de «zero», e o tratamento aparece no relatório seguinte e no assistente assim que a sincronização for efetuada. Responder às perguntas não altera nada no Open Dental, e os relatórios do próprio Open Dental continuam a ser os que utiliza para os detalhes de fim de mês.
A Open Dental é uma marca registada da Open Dental Software, Inc. O Intake.Dental é um produto independente e não está afiliado, nem é apoiado ou patrocinado pela Open Dental Software, Inc.
Mantenha o Open Dental. Digite uma pergunta simples como «quais foram as cobranças no mês passado?» ou «quantos tratamentos não agendados temos?» e receba um valor, calculado a partir das suas consultas no Open Dental, transações contábeis e procedimentos planeados no plano de tratamento. O valor provém de código comum, não do modelo de IA, e o modelo está programado para o apresentar exatamente tal como foi calculado. Os consultórios que utilizam o Open Dental também recebem um relatório de fim de dia por e-mail após o encerramento. Uma advertência importante: os tratamentos do mesmo dia registados tardiamente podem não constar desse e-mail. Quando isso acontece, essa secção é assinalada como pendente, em vez de mostrar zero, e o tratamento aparece nos valores acumulados do mês do relatório seguinte e no assistente assim que este sincronizar.
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